Dématérialisation des feuilles d’émargement
Simplifiez vos processus d’émargement de la signature à l’archivage !
La digitalisation des feuilles de présence pilotée depuis votre logiciel de gestion de formation.
La solution intégrée à la gestion de la formation permet de faire signer les formateurs et apprenants depuis une application mobile ou à distance. Les feuilles d’émargement signées sont automatiquement archivées dans votre logiciel de gestion de formation.
Principe de fonctionnement de la signature électronique des présences
- Créer votre formation dans le logiciel de gestion de formation.
- Valider la formation et les invitations sont transmises au(x) formateur(s) et aux participants.
- Le formateur fait signer les présences en envoyant la demande de signature par email depuis l’application ou via un code unique ou un QRcode. Il peut ajouter un apprenant non prévu, dans sa liste d’inscrit. Vous pouvez suivre l’assiduité des apprenants et déclarer les absences.
- Le formateur ou les administrateurs clôturent la session de formation.
- Les feuilles de présence certifiées et signées sont automatiquement archivées dans le logiciel de gestion de formation.
Principales fonctionnalités
Envoi simplifié feuilles de présences à faire signer électroniquement
Depuis le logiciel de gestion de formation, vous pouvez envoyer facilement les feuilles de présences à faire signer à distance.
Gestion complète du processus
- Le formateur accède aux sessions de formation qu’il doit animer, il y retrouve la liste des participants et il contrôle l’émargement depuis son application.
- Lorsque la formation est terminée, l’ensemble des informations de présence sont restituées et alimente automatiquement le logiciel de gestion de gestion.
- Les feuilles de présence PDF sont générées et certifiées.
Qualité et conformité
Signature électronique et horodatage des documents signés
- La signature numérique de documents consiste à collecter des informations qui permettent d’identifier le signataire, en collectant un maximum d’éléments de preuve pouvant être utilisés le cas échéant.
- La signature électronique du document PDF signé permet de garantir l’identité du signataire.
L’horodatage électronique consiste à garantir l’intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiable faisant juridiquement foi.
Les deux fonctions sont incluses dans la signature numérique des documents afin d’être valable légalement.
Bénéfices de la signature électronique de feuilles de présences
En optant pour la signature électronique des feuilles d’émargement, vous bénéficiez des avantages suivants :Optimisation du processus de gestion
Gains de productivité liés à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
Efficacité du processus renforcée
Le suivi du statut des sessions et des présences des participants est optimisé.
La traçabilité et la fiabilité sont améliorées grâce à la suppression de tâches manuelles.
Simplification de vos processus et sécurisation des échanges
Plus besoin d’imprimer, de signer manuellement, ni de scanner vos documents.
La signature électronique est juridiquement reconnue et a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Réduction immédiate des coûts et respect de l'environnement
Économie de papier, de consommables d’impression, suppression des frais d’archivage papier, …
La diminution de l’utilisation du papier, un impact écologique non négligeable.