La relance client automatique !
Les modules de gestion commerciale intègrent un système de relances des factures clients. Il est basé sur les traditionnels niveaux de relance.
Le système permet de réaliser efficacement les relances de paiement de factures clients par courrier, par email et par SMS.
Un modèle de lettre type, email ou SMS est défini par niveau de relance.
Pour en savoir plus :
- Gestion des niveaux de relance
- Envoi des lettres de relances
- Envoi automatique des relances par email
- Envoi automatique des relances par SMS
- Suivi client
- Bénéfices du système de relances automatique
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Gestion des niveaux de relances
Le système de relances clients est automatique et basé sur un nombre de niveaux de relance personnalisable. En fonction des paramétrages indiqués dans la fiche client, une première lettre de relance sera envoyée un certain nombre de jours après la date d'échéance de la facture impayée.
Cela permet de personnaliser le délai entre les différentes relances.
Envoi des lettres de relances
Si cette facture est toujours impayée après un certain nombre de jours (indiqué dans la fiche client) suite à l'envoi de la première lettre de relance, un second type de lettre (avec un texte généralement un peu plus pressant) sera proposé, et ainsi de suite.
Envoi automatique des relances clients par email
La fonction d'envoi automatique des relances de factures par email est intégrée au logiciel de gestion commerciale.
Les factures échues sont transmises automatiquement par email après validation ou automatiquement en fonction du retard de paiement. Un modèle d'émail est défini par niveau de relance. Les emails envoyés sont historisés dans le dossier client.
Envoi automatique des relances clients par SMS
La fonction d'envoi automatique des relances de factures par SMS est intégrée au logiciel de gestion commerciale.
Les clients peuvent être relancés par SMS pour les paiement des factures échues et validées (fonction de validation des factures à relancer). Des relances sont transmises automatiquement par SMS.
La SMS envoyés sont historisés dans le dossier client.
Suivi client
Pour chaque niveau de relance, vous pouvez donc voir tous les clients qui sont à relancer, avec pour chacun d'entre eux le montant de chaque facture et le solde dû de chaque facture - les factures pouvant avoir été réglées partiellement. L'échéance de chaque facture et éventuellement sa dernière date de relance sont également indiquées.
Le système présente les clients à relancer par type de lettre de relance à envoyer. Le solde dû, et l'échéance sont notamment indiqués pour chaque facture. L'impression des lettres de relances au format PDF se fait simplement, d'un simple clic.
Une fois les impressions et contrôles effectués, vous pouvez effectuer l'opération "marquer comme relancé" qui incremente automatiquement le niveau de relance.
Avec l'envoi dématérialisé des relances, par email ou par SMS, le niveau de relance est incrémenté automatiquement.
Des rapports permettent notamment de suivre et d'analyser les délais et retards moyens de paiement.
Bénéfices de la gestion automatisée des relances clients
En envoyant vos relances de paiement de factures clients au format électronique, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Réduction immédiate des coûts : économie de papier, de timbres, de consommables d’impression, suppression des frais d’archivage papier, ...
- Efficacité du processus renforcée : gains de productivité liés à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
- Paiements plus rapides : diminution des cycles de règlement, réduction des délais de recouvrement des factures.
- Amélioration du taux de recouvrement : diminution du nombre d'impayés grace à la réduction du délai d'envoi des relances et à la récurrence des relances.
- Suivi du statut de chaque facture échue : amélioration de la traçabilité et de la fiabilité des documents échangés grâce à la suppression de tâches manuelles.
- Respect de l'environnement : La diminution de l’utilisation du papier, un impact écologique non négligeable.
- Possibilité de réaliser des transactions dans le monde entier : envoi automatique dans la langue du contact.
Crédit photo : © Robert Harding Picture Library / Michael S. Nolan / Biosphoto
