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Présentation de la solution

La solution permet la gestion logistique, financière et administrative des activités de formation mais également la gestion de la relation client et l'administration des ventes du devis à la facturation. Le système comprend des fonctions pour la gestion des inscriptions et la transmission  les documents utiles.
Il peut gérer l'agenda des formations et des ressources. Il s'intègre avec les fonctions de marketing et de gestion commerciale pour disposer d'une solution complète.  L’entreprise peut ainsi accroître sa qualité de services et offrir de meilleures prestations à ses clients.
Logiciel de gestion de formation

Gestion des formations

La solution permet de concevoir et gérer le catalogue des formations. Les modules sessions de formation permettent de gérer l'administratif et la logistique des formations. Chaque session est conçue comme une action de formation complète, réunissant tous les acteurs du stage : planification des intervenants, inscription des stagiaires, validation des financements.

Directement relié aux devis clients, elle permet l'édition des documents convention de formation, programme de formations, accusé d'inscription, liste des inscrits, feuilles de présence ou d'émargement, ordres de missions, attestations de présence et attestations de fin de formation.

La gestion des cursus de formation ou parcours de formation vous permet de gérer les formations complexes : composés de plusieurs formations, les cursus simplifient les processus de gestion de formation avec la production de devis et factures centralisées et la création de conventions unifiées au niveau du cursus de formation.

Logiciel de gestion des formations - aperçu

Composants pour la formation

Nous proposons également de composants pour enrichir la solution et des connecteur pour vous relier à vos applications externes.

Autres composants

Principales fonctionnalités du logiciel de gestion de formation

 Catalogue de formation
 Organisation et suivi des des formations
 Gestion des dates de formation
 Gestion des formateurs
 Suivi des inscriptions et des stagiaires
 Gestion des cursus de formation
 Intégration site internet
 Envois automatisés
 Qualité
 Statistiques et analyse
 Extranet
 Catalogue de formation

Conception et gestion du catalogue des formations présentielle, distancielle et blended.

 Organisation et suivi des des formations
  • Gestion des formations inter-entreprises et intra-entreprise.
  • Suivi de l'avancement (en construction, programmée, réalisée, clôturée, annulée).
  • Edition des documents convention de formation (groupée ou individuelle), convention tripartite, accusé d'inscription, liste des inscrits, feuilles de présence et attestation de présence et attestation de fin de formation.
  • Saisie de devis et génération de devis pour les inscriptions aux formations inter-entreprise.
  • Signature électronique de documents.
  • Gestion des tâches et échéances liées.
  • Edition du bilan financier et pédagogique (BPF).
 Gestion des dates de formation
  • Gestion des dates de formation.
  • Gestion des présences de chaque apprenant ou stagiaire.
  • Dématérialisation des feuilles d'émargement.
    En savoir plus  
  • Calendrier des formations.
  • Gestion du planning des salles ou lieux de formation.
 Gestion des formateurs
  • Gestion des coûts formateurs.
  • Gestion du planning des formateurs interne et externe.
  • Production des documents ordres de missions, contrat de services, convocations formateurs et appel à facturation.
 Suivi des inscriptions et des stagiaires
  • Suivi de l'avancement des inscriptions (en attente, confirmée, annulée, interrompue).
  • Statut stagiaires (salarié, demandeur d'emploi, particulier, autre).
  • Suivi de l'acquisition des compétences des stagiaires.
  • Statut de présence des stagiaires (Présent, partiellement présent, absent).
 Gestion des cursus de formation
  • Gestion des cursus ou parcours de formation pour la gestion des formations complexes.
  • Convention de formation unifiée au niveau du cursus.
  • Affectation dynamique des inscriptions au parcours.
  • Proposition et facturation des parcours comme un produit du catalogue.
 Intégration site internet
  • Consultation du catalogue de formation.
  • Inscription des stagiaires.
  • Création et envoi automatique de devis.
  • Processus de validation.
 Envois automatisés

La solution permet notamment les envois automatisés suivant :

  • Envoi automatique des convocations à une date de formation aux stagiaires, par email ou par SMS.
  • Envoi automatique des auto-évaluations avant le stage, par email avec document lié au produit joint, aux stagiaires.
  • Envoi automatique des convocations aux formateurs par email avec ordre de mission.
  • Envoi automatique des auto-évaluations, des attestations de présences et attestations de formations après le stage, par email, aux stagiaires et au responsable de la formation.
  • Envoi automatique des attestations de présence et attestations de fin de formation après la formation, par email.
  • Envoi automatique des factures avec le PDF joints après sélection en masse.
 Qualité
  • Système complet de gestion des enquêtes de satisfaction en ligne pour des sondages à chaud et à froid.
    En savoir plus  
  • Gestion des quizz d'évaluation en ligne ou non.
  • Envoi automatique des formulaires électronique d'enquêtes et quizz par email.
  • Enregistrements automatique des résultats de sondages.
  • Gestion des tickets de suivi de la qualité
 Statistiques et analyse

Des tableaux de bord et analyses pré-intégrés sont disponibles pour le suivi des formations.
La solution est également dotée d’un moteur de statistiques qui permet de rendre des rapports sur mesure.

  • Gestion prévisionnel des dépenses et recettes liées à une sessions de formation.
  • Rapport financier et calcul de la rentabilité par session, par type de formation.
  • Tableaux de bord événements, graphiques par catégorie de participants et par métiers.

Tableau de bord de suivi l'activité formation

 Extranet
  • L'extranet formateur leur permet d'accéder de manière autonome et sécurisée aux informations utiles pour la réalisation de leurs formations : Calendrier des formations à réaliser, liste des inscrits, calendrier des formations disponibles, résultats de sondages, ...
  • L'extranet client permet aux apprenants et contacts de se connecter à un espace dédié pour faciliter la communication et les échanges d'information entre votre organisme et le client. Le client peut échanger des données avec vous, consulter les informations auxquelles vous lui donnez accès.
  • Bénéfices


    Avec la solution de gestion des formations, vous bénéficiez de nombreux avantages pour gérer et organiser votre organismes de formation
    • Amélioration de votre processus de gestion des formations :
      Avec la solution de gestion de formations, vous gagnez en efficacité avec des fonctions de création optimisée, en assurant un meilleur suivi des sessions de formation et des inscrits.
    • Optimisation de l'administration des ventes :
      Avec la solution de gestion des formations vous pouvez utiliser les modules de gestion commerciales pour facturer les prestations réalisées et suivre les encaissements.
    • Centralisation des informations et statistiques :
      Avec la solution CRM, vous disposez de toutes les informations pour cibler vos prospects et meilleurs clients et gérer votre relation client.
    • Satisfaction des exigences de certification Qualiopi :
      la solution vous permet de satisfaire à de nombreux critères de certification et de qualité de Qualiopi.

Logiciel de gestion de formation : Feuille de route

Blue note systems innove en permanence, vous pouvez découvrir les évolutions que Blue note systems prépare cette année pour votre organisme de formation : Feuille de route 2022

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