CRM pour organismes et centres de formation
Développez vos inscriptions et simplifiez le suivi de vos clients avec un CRM adapté aux organismes de formation. Blue note systems relie votre activité commerciale à la gestion de vos sessions et centralise les informations utiles à vos équipes.
Du premier contact à l’inscription : suivez votre activité commerciale.
Centralisez chaque demande, qualifiez le besoin, préparez la proposition, planifiez les relances et suivez l’inscription dans un parcours partagé par vos équipes.
1. Demande
Regroupez les demandes provenant du site, des campagnes, des appels et des recommandations dans un même espace.
2. Qualification
Identifiez le besoin, le public, le format, les dates envisagées et le mode de financement pour orienter la demande.
3. Proposition et relance
Préparez la proposition commerciale, planifiez les prochaines actions et partagez l’historique des échanges.
4. Inscription
Transformez l’accord en inscription et transmettez les informations utiles aux équipes qui organisent la session.
Les fonctionnalités de votre CRM pour organisme de formation.
Les fonctions sont regroupées autour de quatre usages lisibles : relation client et ventes, sessions et inscriptions, documents et suivi qualité, tableaux de bord.
Relation client et ventes
Prospects, entreprises, contacts, opportunités, propositions, relances et campagnes réunis pour suivre l’activité commerciale.
Sessions et inscriptions
Catalogue, sessions inter ou intra, inscriptions, stagiaires, formateurs, plannings et parcours regroupés selon votre organisation.
Documents et suivi qualité
Documents, suivi des compétences, données utiles au BPF et traçabilité des actions pour faciliter le pilotage qualité.
Tableaux de bord
Indicateurs commerciaux, pédagogiques et financiers adaptés aux données suivies et aux besoins de pilotage de vos équipes.
Connectez votre CRM à vos outils de formation.
Selon votre périmètre, le CRM peut échanger des données avec votre LMS, votre site, Edusign, Universign ou Chorus Pro. Les flux, leur sens et leur fréquence sont définis pendant le cadrage ; certaines connexions nécessitent une option ou un développement spécifique. Consultez les connecteurs disponibles.
Site et catalogue
Transmission des demandes et, selon le projet, publication des informations de formation.
LMS
Échanges de données avec la plateforme pédagogique selon les interfaces disponibles.
Edusign et Universign
Émargement électronique et signature reliés au CRM lorsque le périmètre le prévoit.
Chorus Pro et gestion
Échanges administratifs ou financiers définis selon vos outils et les flux nécessaires.
Du catalogue à l’attestation : un périmètre adapté à votre organisation.
Catalogue, sessions multi-formats, inscriptions, formateurs, parcours, communications, qualité et analyses : le périmètre est configuré selon les usages et l’organisation de votre organisme de formation.
Organisation & suivi des formations
Inter / Intra, suivi d'avancement, édition des conventions, accusés d'inscription, feuilles de présence, attestations, signature électronique, BPF.
Dates, plannings & émargement
Calendrier des formations, planning des salles, gestion des présences, dématérialisation des feuilles d'émargement (connecteur Edusign).
Gestion des formateurs
Planning interne et externe, coûts formateurs, ordres de mission, contrats de service, convocations et appels à facturation.
Inscriptions & stagiaires
Avancement (en attente, confirmé, annulé), statut stagiaire (salarié, demandeur d'emploi, particulier), suivi des compétences acquises.
Cursus & parcours
Gestion des parcours complexes : convention unifiée au niveau du cursus, affectation dynamique, facturation centralisée.
Envois automatisés
Convocations, auto-évaluations, attestations, factures : envois automatiques par email/SMS aux stagiaires et formateurs.
Qualité & enquêtes
Sondages à chaud / à froid, quizz d'évaluation, formulaires électroniques, gestion des tickets qualité.
Statistiques & analyses
Tableaux de bord intégrés, rentabilité par session ou type de formation, prévisionnel des dépenses et recettes.
Comment se déroule votre projet CRM ?
Nous cadrons vos processus, préparons la reprise des données, paramétrons les usages retenus, réalisons les tests puis formons vos équipes. Le calendrier dépend du volume de données, des connexions, des développements spécifiques et de la disponibilité des interlocuteurs. Découvrez notre accompagnement pour intégrer votre CRM.
- Vue 360° apprenants, formateurs et sessions
- Documents et suivi qualité : documents, traçabilité, BPF
- Connecteurs Edusign, Universign, Chorus Pro, LMS
- Portails autonomes pour formateurs et apprenants
1. Cadrage
Analyse des processus, des utilisateurs, des données, des priorités et des connexions attendues.
2. Reprise des données
Inventaire des sources, préparation, correspondance des champs, reprise de test et contrôle.
3. Paramétrage et tests
Configuration du périmètre retenu, réalisation des connexions prévues et validation avec vos équipes.
4. Formation et lancement
Formation des utilisateurs, accompagnement de la mise en service et organisation du support.
SugarCRM, extensions métier et outils connectés : qui fait quoi ?
SugarCRM et SugarAI constituent le socle de la relation client : comptes, contacts, opportunités, activités, relances, campagnes et tableaux de bord. Découvrez notre expertise SugarCRM et SugarAI.
Les extensions métier Blue note systems adaptent ce socle aux processus d’un organisme de formation : catalogue, sessions, inscriptions, formateurs, documents, évaluations et informations utiles au suivi qualité. Le périmètre exact est défini pendant le cadrage afin de distinguer clairement les fonctions incluses, les options et les développements spécifiques.
Les outils connectés conservent leur rôle propre : LMS pour le parcours pédagogique, Edusign pour l’émargement électronique, Universign pour la signature ou Chorus Pro pour les échanges concernés. Les données à synchroniser et leur sens de circulation sont validés avant l’intégration.
Après le lancement, nous assurons la maintenance, les évolutions et l’accompagnement des utilisateurs grâce à notre assistance et notre support.
Le témoignage d’AF2A.
AF2A partage son expérience de l’accompagnement assuré par Blue Note Systems depuis 5 ans.
« Blue Note Systems accompagne AF2A depuis 5 ans avec un réel professionnalisme et une réactivité remarquable. Les demandes sont toujours prises en compte et des solutions adaptées proposées. »
Vos questions sur le CRM pour organisme de formation.
Quelle différence entre un CRM et un logiciel de gestion de formation ?
Le CRM pilote la relation avec les prospects, entreprises clientes et apprenants : demandes, opportunités, propositions, relances et fidélisation. Le logiciel de gestion de formation prend en charge les opérations métier liées aux sessions. Les deux peuvent être réunis dans un même périmètre ou connectés selon votre organisation.
La solution convient-elle aux formations inter et intra-entreprises ?
Oui, le périmètre peut être paramétré pour suivre des sessions inter-entreprises et des projets intra-entreprise. Les processus, documents et règles de gestion sont précisés pendant le cadrage.
Peut-on conserver notre LMS et notre site internet ?
Oui, sous réserve de leurs possibilités techniques. Nous étudions les API, les données à échanger et le sens des flux avant de proposer une connexion standard, une option ou un développement spécifique.
Comment se déroule la reprise de nos données ?
Nous identifions les sources, nettoyons et mettons en correspondance les données, réalisons une reprise de test puis contrôlons le résultat avec vos équipes avant la bascule définitive.
Quelles fonctions facilitent le suivi qualité et la préparation des audits ?
La centralisation des documents, l’historique des actions, les évaluations, le suivi des compétences et la collecte des éléments de preuve facilitent le pilotage qualité. Le logiciel contribue à la préparation ; il ne garantit pas à lui seul la conformité Qualiopi.
Quel budget prévoir et quels éléments font varier le coût ?
Le budget dépend notamment du nombre d’utilisateurs, des fonctions retenues, du volume et de la qualité des données à reprendre, des connexions et des développements spécifiques. Un cadrage est nécessaire pour établir une estimation adaptée.
Quel accompagnement proposez-vous après le déploiement ?
Blue note systems peut accompagner vos équipes avec la formation, l’assistance, la maintenance et les évolutions du CRM après sa mise en service.
Découvrez le CRM adapté à votre organisme de formation.
Présentez-nous votre organisation, vos outils et vos priorités. La démonstration sera centrée sur votre parcours commercial, vos sessions et les connexions réellement utiles à votre contexte.