Connecteur Universign : la signature électronique de vos documents pilotée depuis votre CRM
Le connecteur Universign permet de faire signer électroniquement vos documents — devis, contrats, mandats de prélèvement, attestations — directement depuis votre CRM. Vous envoyez le PDF à signer par email en un clic ; le signataire le consulte via un lien, sécurise sa signature par un code reçu par SMS, puis le document signé et horodaté est automatiquement archivé dans le CRM. Juridiquement reconnue, conforme au cadre européen et hébergée en France, la signature numérique accélère vos cycles de vente, sécurise vos échanges et supprime l'impression, le scan et l'archivage papier.
Qu'est-ce que le connecteur Universign ?
Le connecteur Universign relie votre CRM à Universign, une solution de signature électronique de documents. Il permet d'envoyer automatiquement vos documents à signer par email, directement depuis le logiciel CRM, puis d'archiver les documents signés sans ressaisie.
Concrètement, vous faites signer facilement et rapidement vos documents — devis, contrats, autorisations de prélèvement, attestations — grâce à la signature numérique. Une fois signés, les documents PDF sont automatiquement archivés dans le CRM, sans impression, sans scan et sans manipulation manuelle.
À retenir : le connecteur Universign ne se limite pas à apposer une signature. Il automatise la chaîne complète — envoi, consultation, signature sécurisée, horodatage et archivage — pour accélérer vos cycles de vente et fiabiliser la traçabilité de vos documents.
Principe de fonctionnement de la signature électronique Universign
La signature électronique des documents s'organise en six étapes, pilotées depuis votre CRM :
- Insérer le document : ajoutez le document PDF à faire signer dans les modules Documents du CRM.
- Envoyer pour signature : transmettez le PDF par email en cochant l'option de signature numérique.
- Consultation par le signataire : le signataire reçoit l'email avec un lien d'accès au formulaire de consultation et de signature ; les documents PDF peuvent être joints à l'email.
- Signer en toute sécurité : lors de la consultation, le signataire reçoit un code par SMS qui sécurise la signature. Il peut dessiner sa signature ou importer une image, puis télécharger le document une fois signé.
- Notification de l'émetteur : l'émetteur reçoit un email ou un SMS l'informant de la signature du document.
- Archivage automatique : le document PDF signé est automatiquement archivé dans le CRM.
Signature électronique, horodatage et valeur juridique
La signature numérique de documents consiste à collecter des informations qui permettent d'identifier le signataire, en réunissant un maximum d'éléments de preuve pouvant être utilisés le cas échéant. Les informations collectées, faisant preuve, sont en général les suivantes :
- Nom et prénom du signataire.
- Adresse email du signataire, vérifiée lors de l'invitation à signer.
- Signature manuscrite dessinée à la souris lors de la phase de signature électronique.
- Vérification d'identité par SMS.
- Adresses IP et autres informations de connexion internet.
La signature électronique du document PDF signé permet de garantir l'identité du signataire. L'horodatage électronique consiste à garantir l'intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiables faisant juridiquement foi. Ces deux fonctions sont incluses dans la signature numérique des documents afin d'être valables légalement. La solution permet de disposer d'une signature électronique d'écrits telle que prévue par l'article 1316-4 du code civil.
Qualité, conformité et hébergement des données
L'ensemble des données clients sont conservées en France. La solution de signature utilisée est certifiée au niveau européen et fait partie de la liste des prestataires de confiance de la Commission européenne. La signature électronique est ainsi juridiquement reconnue et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
Bon à savoir : un accès sécurisé aux documents et le chiffrement de l'ensemble des communications sur le CRM garantissent la confidentialité des échanges, en France comme à l'international.
Les bénéfices de la signature numérique de documents
En optant pour la signature électronique de vos documents contractuels, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Signature plus rapide : vos documents (devis, contrats, autorisations de prélèvement, attestations) sont signés en quelques minutes par toutes les parties.
- Simplification de vos processus : plus besoin d'imprimer, de signer manuellement ni de scanner vos documents.
- Sécurisation des échanges : la signature électronique est juridiquement reconnue ; l'accès aux documents est sécurisé et l'ensemble des communications sur le CRM est chiffré.
- Réduction immédiate des coûts : économie de papier, de consommables d'impression et suppression des frais d'archivage papier.
- Efficacité renforcée : gains de productivité liés à l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
- Suivi du statut de chaque document : traçabilité et fiabilité améliorées grâce à la suppression des tâches manuelles.
- Respect de l'environnement : la diminution de l'utilisation du papier a un impact écologique non négligeable.
- Portée internationale : la possibilité de réaliser des transactions dans le monde entier.
Cas d'usage du connecteur Universign
| Document | Action du connecteur | Bénéfice principal |
|---|---|---|
| Devis commercial | Envoi du PDF à signer par email depuis le CRM | Cycle de vente accéléré |
| Contrat ou bon de commande | Signature sécurisée par code SMS | Engagement juridiquement reconnu |
| Mandat de prélèvement SEPA | Consultation et signature à distance | Mise en place sans papier |
| Document signé | Horodatage et archivage automatique dans le CRM | Conformité et traçabilité |
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En tant qu'intégrateur CRM et partenaire France SugarAI, Blue Note Systems déploie le connecteur entre votre CRM et Universign, puis le configure selon vos processus. Notre accompagnement couvre l'audit de votre processus de signature, le paramétrage des modèles de documents et des workflows de signature, l'automatisation de l'archivage et la formation de vos équipes.
Le connecteur Universign s'inscrit dans notre catalogue de connecteurs et intégrations CRM, aux côtés des outils que vous utilisez déjà. Il fait de votre CRM le centre névralgique de la contractualisation, de l'envoi du document à son archivage signé et horodaté.
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