Composants CRM
Dématérialisation de factures
Facturation automatique et digitale, Blue note systems fait décoller vos ventes !
Réduisez vos coûts et simplifiez vos processus avec l’automatisation et la dématérialisation des factures !
La solution permet notamment d’envoyer automatiquement vos factures signées électroniquement, par email, sur un portail et vers Chrorus PRO.
Vos factures PDF sont archivés sur un système de stockage à valeur probatoire, pendant dix ans.
Envoi automatique des factures
La fonction d’envoi automatique des factures par email est intégrée au logiciel de gestion commerciale.
Les factures validées sont transmises automatiquement pour les clients qui ont acceptés la réception par email.
La emails envoyés sont historisés dans le dossier client et avec l’option archivage légal le document PDF certifié et archivé est accessible directement depuis l’application.
Les factures à transmettre aux établissements publics peuvent être envoyées automatiquement vers Chorus Pro (Le portail de dématérialisation des factures fournisseurs à destination de l’Etat et des collectivités publiques françaises).
Par ailleurs, les factures PDF signées électroniquement peuvent être transférées sur votre espace client afin que vos clients puissent les télécharger.
Signature électronique et horodatage des factures
La signature électronique de la facture PDF permet de garantir l’identité du signataire. L’horodatage électronique consiste à garantir l’intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiable faisant juridiquement foi.Les deux fonctions sont incluses dans la dématérialisation afin d’être valable fiscalement.
Par ailleurs, toute dématérialisation de factures doit être précédée d’un accord entre l’émetteur et le destinataire.
Nous proposons également l’envoi des factures PDF, certifié RGS **, par email ou vers Chrorus Pro et avec un archivage légal pendant 10 ans.
Bénéfices de la dématérialisation
En envoyant vos factures au format électronique, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Réduction immédiate des coûts : économie de papier, de timbres, de consommables d’impression, suppression des frais d’archivage papier, …
- Efficacité du processus renforcée : gains de productivité liés à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
- Paiements plus rapides : diminution des cycles de règlement, réduction des délais de traitement des factures.
- Suivi du statut de chaque facture : amélioration de la traçabilité et de la fiabilité des documents échangés grâce à la suppression de tâches manuelles.
- Respect de l’environnement : La diminution de l’utilisation du papier, un impact écologique non négligeable.
- Possibilité de réaliser des transactions dans le monde entier.
Dématérialisation des factures : simplifiez et sécurisez votre facturation
Gérer ses factures de manière traditionnelle prend du temps et expose aux erreurs. Impression, envoi, relances, archivage… Autant d’étapes chronophages qui ralentissent l’activité et alourdissent la gestion administrative. La dématérialisation des factures est aujourd’hui une solution incontournable pour fluidifier ces processus.
Avec Blue note systems, vous automatisez la gestion de votre facturation tout en respectant les obligations légales. Moins de paperasse, plus de contrôle et une trésorerie optimisée : découvrez comment notre solution CRM transforme votre quotidien.
Automatisation des factures : un gain de temps et d’efficacité
L’édition et l’envoi des factures sont souvent sources de retards. Un oubli, une erreur de saisie ou un problème d’acheminement peuvent ralentir votre activité et impacter vos finances. Avec une solution de CRM facturation, tout est automatisé.
Une fois validées, vos factures dématérialisées sont transmises instantanément aux clients. Plus besoin d’imprimer ou d’envoyer des courriers postaux. Chaque facture électronique est stockée dans un espace sécurisé et consultable à tout moment. Un suivi en temps réel permet d’anticiper les retards de paiement et d’envoyer des relances automatisées.
Sécurisation et conformité de la facturation électronique
Passer à la facturation électronique ne signifie pas simplement envoyer un PDF par email. Pour être conforme aux normes fiscales, chaque document doit être authentifié et protégé contre toute modification.
Notre solution CRM facturation intègre la signature électronique pour certifier chaque facture dématérialisée et garantir son authenticité. L’horodatage électronique appose une date et une heure fiables, assurant ainsi l’intégrité du document. Un archivage légal est mis en place, permettant de conserver vos factures électroniques en toute sécurité pendant dix ans, conformément aux obligations légales.
Grâce à cette protection, vous respectez les exigences de l’administration fiscale et facilitez vos contrôles comptables. Plus de sérénité, moins de risques d’erreurs ou de pertes de documents avec notre CRM facturation.
Dématérialisation des factures : des économies à la clé
Opter pour la dématérialisation des factures permet de réduire considérablement les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et au stockage des documents. Fini les dépenses inutiles en papier, cartouches d’encre et envois postaux.
Les délais de paiement sont aussi raccourcis. Les clients reçoivent leurs factures électroniques immédiatement, ce qui limite les retards et améliore la trésorerie. Un meilleur suivi permet d’identifier plus rapidement les factures impayées et d’agir en conséquence.
Avec la facturation électronique, chaque document est tracé, horodaté et facilement accessible. En cas de litige ou de contrôle, toutes les informations sont disponibles en quelques secondes, sans perte de temps.
Passer aux factures dématérialisées, c’est aussi faire un geste pour l’environnement. La réduction de l’utilisation du papier diminue votre empreinte carbone et valorise votre engagement dans une démarche plus responsable.
Intégration de la dématérialisation des factures à votre CRM
Pour une gestion optimale, il est essentiel que la dématérialisation des factures soit directement intégrée à votre CRM facturation. Toutes les données clients, historiques d’achats et paiements sont centralisés dans un même outil, garantissant une meilleure visibilité et une prise de décision plus rapide.
Avec Blue note systems, la transition vers la facturation électronique est fluide. Nous analysons vos besoins et configurons la solution en fonction de votre activité. L’intégration à votre CRM existant se fait sans difficulté, assurant une compatibilité parfaite avec vos outils de gestion.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution CRM facturation peut vous aider à simplifier et optimiser votre gestion financière. La facturation électronique n’a jamais été aussi simple et efficace.