Signature électronique Universign pour vos documents
Faites signer facilement et rapidement vos documents avec la signature numérique de documents!
La solution permet d’envoyer automatiquement vos documents à signer électroniquement, par email, directement depuis le logiciel CRM.
Vos documents sont automatiquement archivés dans le CRM après signature.
Principe de fonctionnement de la signature électronique Universign
- Insérer votre document PDF à faire signer dans les modules Documents.
- Envoyer votre document PDF à signer, par email, en cochant l’option de signature numérique.
- Le signataire reçoit votre email avec un lien pour accéder au formulaire de consultation et signature des documents – Les documents PDF peuvent être joints à l’email.
- Lors de la consultation des documents, Il recevra également un code par SMS permettant de sécuriser la signature. Il aura la possibilité de dessiner ou d’importer une image de sa signature. Enfin il pourra télécharger le document signé après sa signature.
- L’émetteur reçoit un email ou un SMS pour l’informer de la signature du document.
- Le document PDF signé est automatiquement archivé dans le CRM.
Signature électronique Universign et horodatage des documents signés
La signature numérique de documents consiste à collecter des informations qui permettent d’identifier le signataire, en collectant un maximum d’éléments de preuve pouvant être utilisés le cas échéant.
Les informations collectées, faisant preuve, sont en général les suivantes :
- Nom et prénom du signataire.
- Adresse email du signataire vérifiée lors de l’invitation à signer.
- Signature manuscrite dessinée à la souris lors de la phase de signature électronique.
- Vérification d’identité par SMS.
- Adresses IP et autres informations de connexion internet.
La signature électronique du document PDF signé permet de garantir l’identité du signataire. L’horodatage électronique consiste à garantir l’intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiable faisant juridiquement foi. Les deux fonctions sont incluses dans la signature numérique des documents afin d’être valable légalement.
Qualité et conformité
L’ensemble des données clients sont conservées en France, la solution de signature utilisée est certifiée au niveau européen et fait partie de la liste des prestataires de confiance de la commission européenne.
Bénéfices de la signature numérique de documents
En optant pour la signature signature de vos documents contractuels vous bénéficiez des avantages suivants :- Signature plus rapide : Vos documents (devis, contrats, autorisations de prélèvement, attestations de présence …) sont signés en quelques minutes par toutes les parties.
- Simplification de vos processus : Plus besoin d’imprimer, de signer manuellement, ni de scanner vos documents.
- Sécurisation des échanges : La signature électronique est juridiquement reconnue et a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Nous garantissons un accès sécurisé à vos documents et l’ensemble des communications sur le CRM est chiffré (crypté).
- Réduction immédiate des coûts : économie de papier, de consommables d’impression, suppression des frais d’archivage papier, …
- Efficacité du processus renforcée : gains de productivité liés à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
- Suivi du statut de chaque document : amélioration de la traçabilité et de la fiabilité des documents échangés grâce à la suppression de tâches manuelles.
- Respect de l’environnement : La diminution de l’utilisation du papier, un impact écologique non négligeable.
- Possibilité de réaliser des transactions dans le monde entier.