Connecteur Edusign : l'émargement et la signature électronique pilotés depuis votre CRM de formation
Le connecteur Edusign dématérialise les feuilles d'émargement et pilote la signature électronique des présences directement depuis votre logiciel de gestion de formation. Formateurs et apprenants signent depuis une application mobile, à distance, via un code unique ou un QR code. Les feuilles de présence certifiées et horodatées sont ensuite automatiquement archivées dans le CRM. Résultat pour un organisme de formation : plus d'impression ni de scan, une signature juridiquement reconnue, une traçabilité renforcée et des économies immédiates de papier et d'archivage.
Qu'est-ce que le connecteur Edusign ?
Le connecteur Edusign relie votre logiciel de gestion de formation (votre CRM) à Edusign, une solution d'émargement et de signature électronique. Il permet de dématérialiser les feuilles de présence et de piloter tout le processus, de la signature à l'archivage, directement depuis le CRM.
Concrètement, la solution intégrée à la gestion de la formation permet de faire signer les formateurs et les apprenants depuis une application mobile ou à distance. Les feuilles d'émargement signées sont ensuite automatiquement archivées dans votre logiciel de gestion de formation, sans impression, sans scan et sans ressaisie.
À retenir : le connecteur Edusign ne remplace pas seulement la feuille papier. Il automatise la chaîne complète — convocation, signature, certification, horodatage et archivage — pour fiabiliser le suivi des présences et la conformité.
Principe de fonctionnement de la signature électronique des présences
L'émargement électronique s'organise en cinq étapes, pilotées depuis votre logiciel de gestion de formation :
- Créer la formation dans le logiciel de gestion de formation.
- Valider la formation : les invitations sont automatiquement transmises au(x) formateur(s) et aux participants.
- Faire signer les présences : le formateur envoie la demande de signature par email depuis l'application, via un code unique ou un QR code. Il peut ajouter un apprenant non prévu à sa liste d'inscrits, suivre l'assiduité et déclarer les absences.
- Clôturer la session : le formateur ou les administrateurs clôturent la session de formation.
- Archiver automatiquement : les feuilles de présence certifiées et signées sont archivées dans le logiciel de gestion de formation.
Les principales fonctionnalités d'Edusign
Envoi simplifié des feuilles de présence
Depuis le logiciel de gestion de formation, vous envoyez facilement les feuilles de présence à faire signer électroniquement, à distance, aux formateurs et aux apprenants concernés.
Gestion complète du processus
Le formateur accède aux sessions qu'il doit animer, y retrouve la liste des participants et contrôle l'émargement depuis son application. Lorsque la formation est terminée, l'ensemble des informations de présence sont restituées et alimentent automatiquement le logiciel de gestion. Les feuilles de présence PDF sont générées et certifiées.
Qualité et conformité
Le processus garantit des documents conformes : feuilles certifiées, signatures collectées de façon fiable et restitution centralisée. La qualité du suivi des présences est sécurisée à chaque étape, ce qui facilite le respect de vos obligations.
Signature électronique et horodatage
La signature numérique des documents collecte les informations qui permettent d'identifier le signataire, en réunissant un maximum d'éléments de preuve. La signature électronique du document PDF garantit l'identité du signataire, et l'horodatage électronique garantit l'intégrité du fichier en lui apposant une date et une heure fiables faisant juridiquement foi.
Signature électronique, horodatage et valeur juridique
La signature numérique de documents consiste à collecter des informations qui permettent d'identifier le signataire, en réunissant un maximum d'éléments de preuve pouvant être utilisés le cas échéant. La signature électronique du document PDF signé permet de garantir l'identité du signataire.
L'horodatage électronique consiste à garantir l'intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiables faisant juridiquement foi. Ces deux fonctions sont incluses dans la signature numérique des documents afin d'être valables légalement. La signature électronique est juridiquement reconnue et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
Les bénéfices de l'émargement électronique
En optant pour la signature électronique des feuilles d'émargement, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Optimisation du processus de gestion : gains de productivité liés à l'automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
- Efficacité renforcée : le suivi du statut des sessions et des présences est optimisé ; la traçabilité et la fiabilité sont améliorées grâce à la suppression des tâches manuelles.
- Processus simplifié et échanges sécurisés : plus besoin d'imprimer, de signer manuellement ni de scanner ; la signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
- Réduction immédiate des coûts : économie de papier, de consommables d'impression et suppression des frais d'archivage papier.
- Respect de l'environnement : la diminution de l'utilisation du papier a un impact écologique non négligeable.
Cas d'usage du connecteur Edusign
| Situation | Action du connecteur | Bénéfice principal |
|---|---|---|
| Formation validée dans le CRM | Invitations envoyées aux formateurs et participants | Lancement automatisé |
| Session en présentiel ou à distance | Signature via email, code unique ou QR code | Émargement sans papier |
| Apprenant non prévu présent | Ajout à la liste et suivi de l'assiduité | Liste toujours à jour |
| Session clôturée | Feuilles PDF certifiées et archivées dans le CRM | Conformité et traçabilité |
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En tant qu'intégrateur CRM et partenaire France SugarAI, Blue Note Systems déploie le connecteur entre votre logiciel de gestion de formation et Edusign, puis le configure selon vos processus. Notre accompagnement couvre l'audit de votre processus d'émargement, le paramétrage des sessions et des signatures, l'automatisation de l'archivage et la formation de vos équipes.
Le connecteur Edusign s'inscrit dans notre catalogue de connecteurs et intégrations CRM, aux côtés des outils que vous utilisez déjà. Pensé pour les organismes de formation, il fait de votre CRM le centre névralgique du suivi des présences, de la signature à l'archivage.
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