Signature électronique des feuilles de présence gérée depuis le logiciel de gestion de formation

Dématérialisation des feuilles d'émargement

Simplifiez vos processus d'émargement de la signature à l'archivage !

La digitalisation des feuilles de présence pilotée depuis votre logiciel de gestion de formation.

La solution intégrée à la gestion de la formation permet de faire signer les formateurs et apprenants depuis une application mobile ou à distance.
Les feuilles d'émargement signées sont automatiquement archivées dans votre logiciel de gestion de formation.

Pour en savoir plus :

Testez gratuitement la solution

Principe de fonctionnement de la signature électronique des présences

  • 1 Créer votre formation dans le logiciel de gestion de formation.
  • 2 Valider la formation et les invitations sont transmises au(x) formateur(s) et aux participants.
  • 3 Le formateur fait signer les présences sur une application mobile ou les envois pour un émargement à distance.
    Il peut ajouter un apprenant non prévu, dans sa liste d’inscrit. Vous pouvez suivre l'assiduité des apprenants, déclarer les absences et effectuer des rattrapages si nécessaire.
  • Le formateur clôture la session de formation.
  • 5 Les feuilles de présence certifiées et signées sont automatiquement archivées dans le logiciel de gestion de formation.
Schéma du processus de dématérialisation des feuilles d'émargement

 

Envoi simplifié feuilles de présences à faire signer électroniquement

Depuis le logiciel de gestion de formation, vous pouvez envoyer facilement les feuilles de présences à faire signer à distance.
Une fois signé, les documents PDF signés sont automatiquement archivés dans le logiciel.

Signature feuille d'émargement sur mobile

 

Signature électronique et horodatage des documents signés

La signature numérique de documents consiste à collecter des informations qui permettent d'identifier le signataire, en collectant un maximum d’éléments de preuve pouvant être utilisés le cas échéant.

La signature électronique du document PDF signé permet de garantir l’identité du signataire.  L’horodatage électronique consiste à garantir l’intégrité du fichier et à lui apposer une heure et une date fiable faisant juridiquement foi. Les deux fonctions sont incluses dans la signature numérique des documents afin d'être valable légalement.

Qualité et conformité

L'ensemble des données clients sont conservées en France, la solution de signature utilisée est certifiée au niveau européen.

 

Bénéfices de la signature électronique de feuilles de présences

En optant pour la signature électronique des feuilles d'émargement, vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Optimisation du processus de gestion : Le formateur accède aux sessions de formation qu’il doit animer, il y retrouve la liste des participants et il contrôle l’émargement depuis son application. Lorsque la formation est terminée, l’ensemble des informations de présence sont restituées et alimente automatiquement le logiciel de gestion de gestion. Les feuilles de présence PDF sont générées et certifiées.
  • Simplification de vos processus :  Plus besoin d’imprimer, de signer manuellement, ni de scanner vos documents.
  • Sécurisation des échanges :  La signature électronique est juridiquement reconnue et a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. 
  • Réduction immédiate des coûts : Economie de papier, de consommables d’impression, suppression des frais d’archivage papier, ...
  • Efficacité du processus renforcée : Gains de productivité liés à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.
  • Suivi du statut des sessions et des présences des participants : Amélioration de la traçabilité et de la fiabilité grâce à la suppression de tâches manuelles.
  • Respect de l'environnement : La diminution de l’utilisation du papier, un impact écologique non négligeable.
  • Possibilité de réaliser la dématérialisation à distance.
 
Mis à jour le :
03-10-2020

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